Tämä on Svenska Kulturfonden i Björneborg -säätiön (0225051-3) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka on laadittu 1.1.2023. Viimeisin muutos 5.4.2024.

Björneborgs svenska samskola (0204273-0), Fastighetsaktiebolag Mikonkatu 20-22 (0886506-8) ja As Oy Porin Trekoli (0356885-7) ovat säätiön omistamia yhtiöitä ja siksi yhdistetty tähän samaan tietosuojaselosteeseen.

1. Rekisterinpitäjä

Svenska Kulturfonden i Björneborg, stiftad 19 7/10 19 av Hjalmar Widbom sr

Mikonkatu 20-22, 28100 Pori

Yhteydenotot: dataskydd@skib.fi

2. Mitä tietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?

Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyiltä erilaisten lomakkeiden ja sähköisten palveluidemme (Wilma, hakemusportaali (ansokan.skib.fi), kilpailulomakkeet) kautta. Tiedot kerätään vain rekisteröidyn omalla suostumuksella tai jos rekisteröity on jonkin sopimuksen osapuolena. Opetuksen järjestäjän osalta henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn perusteena on Perusopetuslaki, keskeiset asetukset sekä opetussuunnitelma.

Kerätyt tiedot ja niiden käyttötarkoitus on eritelty alla.

Esiopetus, peruskoulu ja lukio

Koulun rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

• Oppilaan/ opiskeliljan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite, jonka koulu on luovuttanut
• Huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Tiedot opinnoista, jotka vaaditaan lain mukaan opetuksen toteuttamiseksi
• Osa tiedoista muodostuu siitä, mitä opettaja täyttää rekisteriin oppilaasta/opiskelijasta opetuksen toteuttamiseksi
• Tiedot chromebookista/tietokoneesta, joka oppilaalla/opiskelijalla on käytössään opintojen toteuttamiseksi

Päiväkoti

Päiväkotipaikkahakemuksissa kerätään seuraavat tiedot:

• Lapsen nimi, Lapsen henkilötunnus, Osoitetiedot
• Huoltajan nimi, Huoltajan henkilötunnus, Osoitetiedot, Oma puhelinnumero, Työpuhelinnumero, Sähköpostiosoite

Hoitosopimuksessa kerätään seuraavat tiedot:

• Lapsen nimi, Lapsen syntymäaika, Päiväkotiryhmän nimi, Hoitoajat, Huoltajan nimi

Varhaiskasvatuksen suunnitelma:

• Lapsen nimi, Huoltajan nimi, Huoltajan puhelinnumero

Senioritoiminta

Lista asukkaiden henkilötiedoista, joissa näkyy:

• Nimi, Puhelinnumero, Syntymäaika (ei henkilötunnusta)

Hallinto ja laskutus

Vuokrasopimukset:

• Nimi, Henkilötunnus, Osoitetiedot

Laskutus:

• Nimi, Osoitetiedot

Kulttuuri

Apurahahakemukset erillisessä järjestelmässä (ansokan.skib.fi, vahva tunnistautuminen), joiden yhteydessä pyydetään seuraavat tiedot:

• Nimi, Henkilötunnus, Osoite
• Pankkitilin numero (silloin kun apuraha on myönnetty)

Verkkosivun lomakkeet ja markkinointi:

• Nimi, Sähköpostiosoite, Osoite, Puhelinnumero

Kiinteistöt

Digiasiakastaululla näkyvät henkilötiedot:

• Nimi

Ylläpidämme listaa parkkipaikkojen hallinnoijista, johon kerätty:

• Nimi
  

3. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin edellisessä kohdassa määriteltyjen toimien toteuttaminen vaatii kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

Apurahahakemuksia säilytetään toistaiseksi. Hakemusmateriaalilla on suuri kulttuurihistoriallinen arvo, joka tukee tulevaa tutkimusta ja antaa meille myös mahdollisuuden arvioida ja kehittää omaa apurahatoimintaamme.

4. Kuka voi käsitellä tietojani?

Tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja siten, että niihin pääsevät käsiksi ainoastaan asiaa hoitavat henkilöt.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi jos toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämät vaatimukset sitä kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaan edellyttävät.

5. Miten tietoni suojataan?

Olemme suojanneet henkilötietosi asiatonta käyttöä vastaan tarpeellisilla teknisillä ja organisaatioon liittyvillä toimenpiteillä, kuten kiinnittämällä huomiota sopimuksiimme, rajoittamalla pääsyä käyttöoikeuksien ja roolien avulla, sekä ohjeistamalla henkilöstöämme henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa.

Lisäksi käyttämämme järjestelmät on suojattu hyvien tapojen mukaisesti palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.

6. Miten voin vaikuttaa henkilötietojeni käyttöön?

Sinulla on oikeus tarkistaa mitä henkilötietoja olemme sinusta mahdollisesti keränneet. Tarkistuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti, kirjallisena ja sinun tulee tarvittaessa pystyä todentamaan henkilöllisyytesi. Pidätämme oikeuden joko evätä tarkistuspyyntösi tai rajoittaa sitä, jos se rikkoo lakia, muiden ihmisten henkilötietosuojaa tai yrityksemme liikesalaisuuksia. Lisäksi voimme periä pyynnöstä sen toteuttamisen työmäärään perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli pyynnöt ovat toistuvia, perusteettomia tai kohtuuttomia.

Lisäksi voit tarvittaessa pyytää meitä oikaisemaan virheelliset tietosi ja sinulla on myös oikeus pyytää tietojesi poistamista kokonaan. Muistathan kuitenkin, että meillä on velvollisuus säilyttää tiettyjä henkilötietojasi esimerkiksi lakiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi.